Anwendungsfall - Vermeiden Sie den Kontrollverlust über Ihre Daten

Die Herausforderung

KMUs haben oft mit einem ungeordneten Datenmanagement zu kämpfen. Wichtige Dokumente werden ohne OCR (Optische Zeichenerkennung) gescannt, was nicht durchsuchbare Dateien zur Folge hat. Mitarbeiter speichern Dateien lokal mit unterschiedlichen Benennungsmustern, was zu einem Durcheinander in der Versionierung und Herausforderungen bei Backups führt. Zudem sind sich verschiedene Teams oft nicht bewusst über vorhandene, wiederverwertbare Arbeiten, was zu überflüssigen Doppelarbeiten führt.

Unsere Lösung

Wir adressieren diese Herausforderungen durch Bereitstellung einer ganzheitlichen Lösung im Bereich Daten- und Dokumentenmanagement. Zu den Hauptfunktionen zählen:

• Digitalisierung von Dokumenten und OCR: Umwandlung gescannter Dokumente in durchsuchbare, digitale Formate, automatisches Taggen mit relevanten Metadaten und automatisches Speichern in einem zentralisierten Repository.
• Zentralisierung der Dokumentenablage: Schafft eine zentrale Plattform für die Dokumentenablage, die eine konsistente Speicherpraxis und einfache Zugänglichkeit sicherstellt.
• Standardisierte Benennungskonventionen und Versionierung: Etabliert einheitliche Benennungsmuster für Dateien und ein robustes Versionierungssystem, um Änderungen und die Historie von Dokumenten nachzuverfolgen.
• Effektive Backup-Strategien: Sicherstellung der Datenintegrität mit zuverlässigen Backup-Lösungen.
• Übergreifende Team-Ressourcenübersicht: Ermöglicht den Teams eine Übersicht über verfügbare Ressourcen und wiederverwendbare Inhalte, um doppelte Anstrengungen zu vermeiden.

Vorteile und Ergebnisse

Die Einführung eines effektiven Daten- und Dokumentenmanagementsystems führt zu:

• Gestiegener Effizienz bei der Dokumentenverwaltung: Die Zeit, die für die Suche und Handhabung von Dokumenten benötigt wird, wird erheblich verkürzt.
• Verbesserte Zugänglichkeit und Sicherheit der Daten: Eine zentralisierte Speicherung und standardisierte Verfahrensweisen garantieren, dass Daten sowohl leicht zugänglich als auch sicher aufbewahrt sind.
• Optimierter Team-Zusammenarbeit: Durch die Übersichtlichkeit vorhandener Ressourcen über verschiedene Teams hinweg wird die Zusammenarbeit verbessert und das Potenzial zur Wiederverwendung von Materialien erhöht.
• Reduziertes Risiko von Datenverlusten: Durchdachte Backup-Strategien verringern das Risiko, wichtige Daten zu verlieren.

Unser umfassender Ansatz im Bereich Daten- und Dokumentenmanagement revolutioniert die Art und Weise, wie KMUs mit ihren Informationen umgehen. Indem Datenquellen konsolidiert, Dokumentenmanagementverfahren standardisiert und die Transparenz über verschiedene Teams hinweg gesteigert wird, ermöglichen wir Unternehmen, effizienter und sicherer zu arbeiten. Dabei wird sichergestellt, dass essenzielle Informationen jederzeit verfügbar und geschützt sind.